Privacyverklaring Heuvelpoort Hotel B.V.

Heuvelpoort Hotel B.V. (hierna: Heuvelpoort), gevestigd aan Heuvel 37, (5038 CP) Tilburg met KvK nummer: 18072526, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Wij verwerken dagelijks informatie over personen om onze diensten aan te kunnen bieden. Deze privacyverklaring geldt dan ook voor het hotel (Mercure Hotel Tilburg), restaurants (Taste en Grand Café Puur), haar wellness voorziening City Sauna en evenementen (waaronder zaalhuur). Wij gaan zorgvuldig om met uw gegevens en zijn graag transparant over de verwerking. In deze privacyverklaring leest u meer over de wijze waarop wij uw gegevens verwerken.

1 Welke persoonsgegevens verwerken wij en voor welk doel?

Heuvelpoort verwerkt verschillende persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Heuvelpoort verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. 

Gasten:

Wanneer u een overnachting boekt zijn wij wettelijk verplicht om van u te verwerken uw voor en achternaam, dag van aankomst, soort identiteitsbewijs/reisdocument, dag van vertrek en land van herkomst. Daarnaast is Heuvelpoort wettelijk verplicht om uw identiteit te controleren. In dat verband is het mogelijk dat wij ook een kopie van uw legitimatiebewijs opslaan met uitzondering van het BSN-nummer.

Tevens sluit u, indien u een boeking maakt voor een overnachting, een tafelreservering voor het restaurant, het huren van een vergaderruimte of het plannen van een evenement gaat, een overeenkomst met Heuvelpoort. Om uitvoering te geven aan de overeenkomst verwerken wij naast de wettelijk verplichte persoonsgegevens bij het boeken van een overnachting ook nog uw geslacht, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, nationaliteit, betalingsgegevens en eventuele lidmaatschap ALL (Accor Live Limitless). 

Voor het maken van een reservering in ons restaurant, sauna of voor het huren van een vergaderruimte kunnen wij uw voor- en achternaam, telefoonnummer en/of emailadres verwerken. 

Daarnaast is het mogelijk dat we u om aanvullende gegevens vragen voor de uitvoering van onze dienstverlening zoals dieetwensen of andere voorkeuren. Deze gegevens worden enkel verwerkt wanneer u hier toestemming voor heeft gegeven. 

Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine stukjes informatie die door je browser worden opgeslagen op je computer. We plaatsen functionele cookies om de website voor bezoekers gebruiksvriendelijker te maken. We maken daarnaast ook gebruik van analytische cookies om bijvoorbeeld bezoekersstatistieken te analyseren. 

Volgens de wet mogen wij cookies op uw apparaat opslaan als ze strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van de site (zogenaamde functionele cookies). Voor alle andere soorten cookies hebben we uw toestemming nodig. Wanneer je de website bezoekt wordt een melding getoond om cookies te accepteren en wordt meer uitleg gegeven over de betreffende cookies. 

Wanneer je geen cookies accepteert of je browser zo instelt zodat deze geen cookies accepteert,  dat zou kunnen betekenen dat je geen optimaal gebruik van onze website kunt maken. 

Cameratoezicht

Heuvelpoort heeft een gerechtvaardigd belang om, voor zover noodzakelijk, in de openbare gelegenheden gebruik te maken van cameratoezicht, om haar eigendommen te beveiligen en haar gasten en medewerkers te beschermen. Door middel van de camerabeelden en geluidsopname verkrijgt Heuvelpoort inzicht in de activiteiten van personen. 

Heuvelpoort neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Camera beelden worden automatisch na 3 weken verwijderd tenzij dat de beelden een incident hebben vastgelegd dat nog wordt onderzocht.

2 Partners

Heuvelpoort deelt uw gegevens niet met derden, behalve in de volgende omstandigheden:

1. wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst. Wij maken bijvoorbeeld gebruik van een derde partij die voor de afhandeling van (online) betalingen zorg draagt, onderaannemers, onze franchisegever en leveranciers.
2. wanneer partijen op onze instructie en in overeenstemming met ons beleid zorg dragen voor de verwerking van de persoonsgegevens. Hierbij kun je denken aan onze IT-leveranciers en beheerders van IT-systemen. Met deze partijen heeft Heuvelpoort een verwerkersovereenkomst gesloten om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Heuvelpoort blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
3. wanneer op basis van een wettelijke verplichting het noodzakelijk is voor Heuvelpoort om gegevens te delen. Denk hierbij aan fraudeonderzoeken, nationale statistiek onderzoeken, belastinginspecteurs, gemeente in verband met toeristenbelasting. 
4. wanneer dit staat aangegeven op het moment dat u uw persoonsgegevens bij ons achterlaat.

Sommige van deze partners verwerken persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte. Een doorgifte aan een land buiten de Europese Economische Ruimte zal enkel plaatsvinden als wordt voldaan aan de wettelijke vereisten.

3 Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Heuvelpoort bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. De meeste gegevens worden bewaard volgens een wettelijke bewaartermijn. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan de persoonsgegevens die terug te vinden zijn in onze financiële administratie, waarvoor de wettelijke termijn van 7 jaar wordt gehanteerd. 

Wanneer u een restaurant reservering maakt via ons digitale reserveringssysteem, wordt uw reservering automatisch na twee jaar verwijderd. Een kopie van het legitimatiebewijs wordt echter gelijk vernietigd zodra de gast uitcheckt. 

Indien u vragen heeft over de bewaartermijnen, neem dan gerust contact met ons op. 

4 Uitoefenen van rechten

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Heuvelpoort en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar privacy@mercure-tilburg.nl

We reageren zo snel mogelijk op uw verzoek. Heuvelpoort wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-on

5 Beveiliging

Heuvelpoort neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Zo zijn onze reserveringssystemen, betalingssysteem en terminals PCI compliant en volgen onze medewerkers PCI trainingen. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via privacy@heuvelpoort.n

6 Overig

Deze privacyverklaring is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring periodiek te actualiseren. De nieuwste versie wordt op onze website gepubliceerd. Wij adviseren dan ook met enige regelmaat de privacyverklaring te bekijken.

7 Contact

Indien u vragen heeft over de inhoud van deze privacyverklaring, kunt u contact opnemen via privacy@heuvelpoort.nl